新規開拓における営業メールの書き方のコツと効率化に向けた改善方法

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新規開拓における営業メールの書き方のコツと効率化に向けた改善方法
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ここでは新規開拓における営業メールの書き方のコツと効率化の改善について書きます。

企業に新規開拓の営業メールを送信するにあたって気を付けることとは?


まず、営業メールの送信内容として気を付けるポイントは以下の通りです。

〇ビジネスマナーとしてのマイナスを作らない
〇タイトルにはメリットをさりげなく入れて差別化を図る
〇長くなりすぎない

これらのポイントについて、以下に詳しく書いてゆきます。

ビジネスマナーとしてのマイナスを作らない


本文に必ず宛名を入れる


まず、ビジネスマナーとして当然の話ではありますが、宛名は必ず本文に入れる必要があります。

担当者の名前が判らない場合は「〇〇株式会社 △△ご担当者様」または「〇〇株式会社 御中」とします。
担当者の名前が判る場合は「〇〇株式会社 様」とします。

冒頭で何者なのかを述べる


営業では定番の
「はじめまして。株式会社〇〇の△△と申します。」
「はじめてメールさせて頂きます株式会社〇〇の△△と申します。」
のような挨拶に続けて
「弊社は〇〇の分野で△△の実績がございましてぜひ御社に…」
といった感じで自社の実績をさりげなくアピールします。

この後、メール送信の経緯を省いてすぐに自社サービスの説明に入ったりしないようにしましょう。

メールを送信した経緯をほんの少しだけで良いので述べる


たとえば「御社の事業内容をHPで拝見させて頂きまして」「御社の広告を雑誌〇〇で拝見させて頂きまして」など、経緯を述べることが望ましいです。
というのも、企業にテレアポをすると「御社はどのような会社ですか?弊社は何で知りましたか?」と尋ねられることがあり、このことからしても「いったいどこぞの誰?」という問いに先に答えることは先方に信頼してもらう上で重要だからです。

挨拶の後はすぐに自社のサービスのメリットを伝える。


長いメールにしないためにも、できるだけ早い段階で先方にメリットを伝えましょう。
ビジネスでは「自社の利益になるか?」「自社にメリットがあるか?」で判断されますので、上のほうをざっと読んでメリットが無いと判断されるとすぐにごみ箱行きとなりますので、自社の「売り」までの導入が長すぎないようにします。

ウェブサイトと同じで、文章が下のほうになればなるほど読まれる確率は下がりますので、下のほうにならないと先方へのメリットが出てこないとなると効果は半減すると思って良いでしょう。

そのためにも、必要な文章は必ず盛り込むのと同時に余計な文章はできるだけ省く必要があります。

署名は付けるようにしましょう。


これは既に営業に携わっている方であれば書くまでもありませんが、ビジネスマナーとしてメールの文末に自社の連絡先を含めた署名を付ける必要があります。

送信者は会社名ではなくフルネームで


送信者が会社名だと、先方の方に「何かの営業?モノを売られるのはゴメンだ」と思われてしまう可能性が少なくありませんので、フルネームにしましょう。

現に筆者のところへ営業メールとしてアプローチしてくる営業メールはそこそこの規模の会社であれば「個人名」でやってくることが定番です。

会社名またはサービス名を表示したいのであれば、タイトルに付け加える方法が良いでしょう。

タイトルにはメリットをさりげなく入れて差別化を図る

メールのタイトルは重要で、とくにどの部署に届ければ良いかを一目でわかるようにする必要があります。

企業が一般に公開しているメールアドレスあるいはメールフォームでは、お客様相手のメールアドレスであることが多く、窓口が一元化されている場合が少なくありません。

そのため、送信されたメールは一旦管轄のメール管理部署で受け取られた後に、タイトルや内容を見た上で各部署に配信されますので、どこの部署に届ければ良いかよくわからないメールは迷惑メールとして処理される可能性も否定できません。

なので、たとえばHPの営業でしたらタイトルに「はじめまして〇〇株式会社の△△と申します。」よりも「ホームページ開設のご相談」のほうが良いといえます。
自分の名前は既に送信者として表示されていますので、新規開拓であればあえてタイトルに入れる重要性はそれほど高くありません。

ところで、タイトルとして「ホームページ開設のご相談」ではちょっとメリットやインパクトが薄いので、たとえば以下のようなタイトルにしたほうがより担当者に読んでもらえる可能性が高まります。

「ホームページ開設のご相談【3カ月半額キャンペーンのお知らせ】」

これはちょっと見てみたいと思わせることが大事です。

相手はビジネスで初めてやりとりする企業の責任的立場にある方です。あまり奇抜になりすぎず、タイトルに「★」や「*」などの記号も使わない範囲で、節度を守った内容でメールを出すようにしましょう。

新規開拓の営業では「売る前にお客様と価値観を共有する」「お客様に合わせた問題解決の提案をすること」が成功する上で必要条件と言われるが、新規開拓の営業メールではどうなの?


新規開拓の対面営業では「売る前にお客様と価値観を共有する」「お客様に合わせた問題解決の提案をすること」が営業を成功させる上で必要条件と言われることが良くあります。

これをご覧になられている営業経験者の方も、きっとそのように思われていることでしょう。

しかし、新規開拓の営業メールではどうでしょうか?

新規開拓の営業メールでは、いきなり初回のメールでお客様と価値観を共有することは難しいので、あまり気にしなくても良いと思います。

それよりも、無駄に長いメールになってしまい、先方から「忙しいのにメリットがわからないメールを読む時間は無い」と途中でポイ捨てされてしまう可能性があります。

また、「お客様に合わせた問題解決の提案をすること」は、ケースバイケースです。

できればひとつひとつ先方の企業にあわせて提案することがベストですが、それと引き換えに多数の企業へアプローチするのに時間がかかってしまいます。

そこで、もうひとつの方法が「同じ雛形」「同じ内容」でアプローチする方法です。

これについては、どちらが良いかはケースバイケースによりますので、先に「個別の提案型」でアプローチして、反応がいまいちであれば全ての企業、あるいは同じカテゴリの企業へ「同じ雛形」でアプローチする手もあります。

とにかく、新規開拓の営業メールに限っては数を当たらないとだめですので「個別の提案型」の手法だけにこだわることは営業の可能性を低めてしまうことにもなりかねません。

「個別の提案型」「同じ雛形」両方試してみて、試行錯誤してみる。その結果ベストの方法を探ることが新規開拓の成約率を上げることにつながるといえます。

新規開拓の営業メールを送信する時間について


営業メールを送信する時間帯は、ズバリ相手の業界に合わせる、ということです。

水曜日に不動産業界に送ったり、火曜日に床屋さんに送ったりしないようにしましょう。

基本的には営業時間内に送信することがベストです。

というのも、営業時間外に出すメールは翌営業日の朝に先方の担当者が確認しますので、大量のメールに埋もれているわけです。

その中で「必要以外の営業メール」は次々に削除される可能性がありますので、できるだけ11時~18時までの営業時間内に送信するようにしましょう。

どうしても遅くなる場合でも9時頃以降は控えておく必要があります。

近頃は企業への問い合わせに対して、担当者が外出先でスマホ等によって内容を確認することがあります。

そのようなケースの場合、夜遅い時間帯にスマホの着信があって営業メールだとわかると先方にとってあまり良い印象として映りません。

できるだけ営業時間内に営業メールを出すようにしましょう。
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