採用通知書の書き方・例文・テンプレート【郵便とメールの違いも掲載】

この記事では内定通知　採用通知書の書き方とともに、例文（テンプレート・雛形）を紹介しています。

ただ例文をコピペするだけでなく、オリジナルな不採用通知を書くためにはどのように書けば良いか？についても書かせていただきます。

採用通知を書く際に見逃してはならない暗黙のルール

正社員として採用を通知する方法は郵送が基本

正社員として採用通知書を相手に届ける方法は郵送が基本です。

面接を実施した後、１週間以内には応募者に届けることを心がける必要があります。

アルバイト・パート社員として採用を通知する方法は郵送・メール・電話

アルバイト・パート社員として採用を通知する方法はケース・バイ・ケースで郵送またはメールまたは電話に分けられます。

たとえば、エンジニアや美容師など専門色の強いアルバイトであれば採用通知書を「郵送」することが推奨されます。

将来的に正社員の可能性がある採用とするのであれば、なおさら「郵送」が望ましいといえるでしょう。

「メール」の場合は大量募集等、一斉配信のほうが都合の良い場合が考えられます。

※メールで合否結果を伝える場合は必ず面接時に「メールで合否結果を伝える旨」を伝えておきましょう。

専門色の薄い、いわゆる誰でも出来るアルバイトであれば「郵送」「メール」「電話」のうち、自社に相応しいと思うものを選択します。

採用通知書は上から目線になりすぎないようにする

いくらこちらが採用したからといって上から目線な文章になりすぎると、入社前から「こんな失礼な会社だったの？」と相手にマイナスの印象を与えかねません。

そのため、入社前からモチベーションを低下させないためにも、採用通知書は丁寧に書くことが求められます。

新卒の学生に対して

中途採用の場合は「採用通知書」「採用内定通知書」のどちらでも良いですが、新卒の学生に対してはタイトルに「内定」という言葉を付けるほうが望ましいでしょう。

その場合、「採用内定通知書」または「採用内定のご連絡」というタイトルを付けます。

採用通知書の構造

まずはじめに採用通知書でとりわけ重要な本文の構造から解説致します。宛名や会社名、日付等につきましては後述するテンプレートの項目を参考にしてください。

採用通知書の本文の構成

数多くの「採用通知書」の例文・テンプレートを分析した結果、一番理想的な採用通知書の構成は次のような順番の構造となっていることが判明しました。

１.時候の挨拶（※より丁寧な表現にしたい場合に使います。入れなくても問題ありません）
２.応募に対する感謝
３.採用の旨を伝える
４.提出書類について
５.結びの言葉






※オリジナルな採用通知書を作成される際は、ぜひ上記のルールを参考にしてみてください。

採用通知書を郵送する場合

採用通知書を郵送する場合は相手の名前や会社の位置は正しい位置に書く必要があります。

なお、「不採用通知」でも同じことですが、企業名よりも相手の名前の位置を上に置くことが正しい書き方です。

会社名側の部署は「人事部」ではなく「代表取締役社長」のほうがベター。

発行者名は「会社名＋代表取締役社長＋〇〇 〇〇〇(社長のフルネーム)」または「会社名」にします。

ただし、問い合わせ先としての連絡先は人事課にします。

採用通知書の例文・テンプレート（郵送する場合）

採用通知をメールで送信する場合

メールの場合は、本文の中に「株式会社〇〇〇〇〇総務部の〇〇でございます。」を挿入します。

なお、文末には署名を入れるようにします。

採用通知の例文・テンプレート（メールの場合）