仕事の効率化で時間を節約する方法【売上改善へのヒント】

この記事では、仕事の効率化を図ることで時間を節約し、結果的に売り上げ改善を目指すヒントを解説しています。

無駄なことに時間を使わない

以前、何かの記事で読んだんのですが、多くの社長は売上に直結しない無駄な仕事をしていることが非常に多いとのことです。

たとえば、受けなくても良い電話を受けたり、他の社員でも出来ることをしたりして無駄な時間を費やしており、仮にその時間を売上に直結する仕事に全て変えるだけで「業績は大きく改善する」ということです。

これは、社長でなくても同じことで、私たちは一見すると必要に思えることでも意外と無駄なことに時間を使っています。

この無駄な作業をしないように習慣を変えることで、業績や売上は大きく改善するきっかけとなるのです。

効率化するために時間を使う

仕事を効率化して時間を節約する方法については「わかっちゃぁいるけど面倒だからやらない」ということもあります。

効率化するために時間をかけるのは本末転倒だ、と一瞬思ってしまうかもしれません。

しかし、効率化へ改善するためにかける時間は一時的なものに過ぎません。その後はずっと時間短縮が可能なのです。

たとえば、筆者は以前、多数のプログラミングファイルを所有しており、新しく変数名を定義する際に既に使われている変数名や関数名が存在するかどうか検索かける必要性が度々ありました。

統合開発環境（IDE）があれば一発ですが、使わない環境でしたので、ひとつひとつ検索していたことがあります。まぁ、検索するのは度々だったので別にそれでも良いかなと思っていました。

ローカルフォルダに存在するテキストファイルに特定の変数名や関数名が検索するプログラムはそんなに難しいものではありませんが、「作るのが面倒」ということでしばらくそのまま効率化せずにやっていましたが、あるとき変数名の検索に相当無断な時間がかかっていることに気づきました。

そこで、面倒ではあったものの結局プログラミングしてみたところ、今まで１つのキーワードを検索するのに場合によっては１０以上のファイルを開くこともあったのに、たった一回の検索で全てどこのファイルのどこに同じ変数名や関数名が存在するか表示されて、使ってみたら非常に便利でした。もう以前の環境には戻りたくはありません。

はじめから「効率化することに対する時間を無駄」と考えていなかったら、もっと時間を節約できたのに、と思った良い経験でした。

効率化を図るには、アイディアや計画として思いついたものは100％書き残す

人間というのは不思議なもので、良いアイディアや計画を思いついたらそれをずっと覚えていると錯覚するものです。

しかし、実際に時間が経ってみると、A、B、C、D、Eというアイディアを思いついたのに、Cは何だったのかすぐには思い出せない、ということがあります。

そこで、無駄な時間が発生します。Cは何だったんだろう、え～と…。

このようなことを防ぐためにも、大事なことを思いついたら、すぐにPCやスマホ、メモ張等に100％書いておく姿勢で臨むようにしましょう。

自動化や手間が省けるものはできるだけ活用する

領収書や請求書等をPDFで自動生成する

たとえば、BtoBの場合、領収書や請求書をいちいち手書きで書いたりせず、データベースと連動してPCでボタン一つでPDFを作成することができれば、そのPDFをメールで送付するといった形がとれれば大幅な経費や時間が節約できます。

決済で銀行振込ではなくクレジットカードを利用する

VISAが法人向けのクレジットカードサービスを開始してから、日本でも法人がクレジットカードを利用する場面が増えています。
VISA 法人向けクレジットカード

メリットとしては、銀行振込の手間が省けて振込手数料もかからない、ということが挙げられます。また、個人事業主でも所有することができます。

決済が多い企業では、法人向けのクレジットカードは１枚あると何かあったときにすぐに決済できますのでとても便利です。

クラウドソーシングを活用する

クラウドソーシングを利用すれば、スキルのある全国のSOHO・事業者の方に低価格で発注できますので、通常の取引よりもコストを下げることが可能です。

IT系の仕事がメインですので、デザインやイラスト、記事の作成等で発注したい場合はクラウドソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

クラウドソーシングで有名なのは「クラウドワークス」「ランサーズ」「＠SOHO」です。

クラウドワークス
ランサーズ
＠SOHO

このうち「クラウドワークス」と「ランサーズ」は非常に多くのワーカーが集まっていますが、受注費用の何割かは手数料として取られますので直接取引は禁止されています。
「＠SOHO」のほうは「クラウドワークス」と「ランサーズ」ほどのワーカーはいないものの、直接取引することがメインですので受注費用に対しての手数料は無料です。

外注を活用する

外注を活用するメリットとして、最低賃金法の縛りを受けない、ということが挙げられます。これは社会保険労務士に確認したことですので、おそらく間違いないと思います。

なぜかというと、労働基準法は労働契約がある人のための法律だからであって、労働契約の無い人は対象外だからです。

そのため、どうしてもコストをかけずに作業をしてもらいたい場合は外注化という方法を検討かするのも手です。

ただし、業務命令として直接指示を出す場合は外注として認められない場合がありますので、外注に対して従業員のような扱いで仕事を委ねる際は「法律の面で外注に該当するかどうか」について法律事務所の方に相談されることをおすすめします。

郵便局のサービスにこんなに役立つサービスがあった

Webレター

なんと、パソコンで作成したデータを郵便局のHPにアップロードするだけで郵送が出来てしまう優れもの。直接フォームにテキストを入力するのみならず、WordまたはPDFファイルまで郵送することが可能です。

自分で印刷するとインクのコストがかかりますし、封筒を用意して切手を貼って郵便局に届けるのに余計な時間がかかるのは明らかですね。

Webレターであれば１通97円～で切手を買わずに済みますので、切手の料金と封筒詰めの労力を比較すれば利用するほうが時間と経費削減につながります。
http://www.post.japanpost.jp/service/webletter/

Webレターは請求書、通知書、案内状、DM等で利用するとメリットが大きい方法といえます。

カラー印刷にも対応していますので、いろいろなビジネスシーンで期待できます。

Web速達

これは、Webレターの速達版のようなもので、ワードやPDFファイルを当日の15：30までにアップロードするだけで、当日配達が可能です。

契約書や督促状等で利用するとメリットが大きい方法といえます。
http://www.post.japanpost.jp/service/websokutatsu/

Webレタックス

お悔み、お祝い等のメッセージを写真やイラストを添えて電報のように届けることができます。

すべてネット上でできるのが特徴です。
http://www.post.japanpost.jp/service/webletax/index.html

その他、郵便局のサービス

その他、DM等、ビジネスで利用できるサービスはたくさんありますので、郵便局のサービスはこまめにチェックしておきましょう。
http://biz.post.japanpost.jp/mailmedia.html