不採用通知の書き方・例文・テンプレート【郵便とメールの違いも掲載】

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不採用通知の書き方・例文・テンプレート【郵便とメールの違いも掲載】
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この記事では不採用通知の書き方とともに、例文・テンプレートを紹介しています。

ただ例文をコピペするだけでなく、オリジナルな不採用通知を書くためにはどのように書けば良いか?についても書かせていただきます。

不採用通知を書く際に見逃してはならない暗黙のルール


不採用を通知する方法は郵送が基本


不採用を通知する方法は郵送が基本です。面接してからあまりに時間が経過していると相手に失礼ですので、面接後1週間以内には応募者に届くことがマナーです。

ただし、求人サイト経由である場合、サイト上でお見送りメールを送信できる場合はメールでの通知でも構いません。

心を込めた文章にする。いい加減な書き方は絶対にしないこと


近年はスマートフォンの普及に従い、多くの人がSNSやブログに書き込みをしています。

そこで、俗に「お祈りメール」と称されるお見送りメールの本文が数多く掲載されていますが、失礼な文章やいい加減な文章であれば誰かが「こんな失礼なお祈りメールをもらった」とSNSで書き込みをするかもしれません。

また、相手が将来的に同じ業界内で接する可能性も否定できません。

そのため、企業イメージをダウンさせないためにも、不採用通知の書き方はできる限り丁寧に書くことが求められます。

不採用の理由は述べないこと


不採用の理由は述べないことがマナーです。というのも、理由次第では大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。

また、下手に述べてしまうと労働基準法等の法律に抵触する内容になってしまう可能性さえあります。

たとえば「理由としましては年齢が高いので当社で活躍されるのは難しいと判断しまして」と述べてしまえば、雇用対策法違反になります。

応募書類の返却または廃棄の旨を書くこと


個人情報保護法では、事業者に対して次の内容が取り決められています。

個人情報を取り扱うに当たっては利用目的をできる限り特定し、原則として利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。

事業者が保有する個人データの内容が事実でないという理由で本人から個人データの訂正や削除を求められた場合、訂正や削除に応じなければならない。

そのため、「利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない」ので、不採用通知ではできる限り応募書類の返却または廃棄の旨を書くことが推奨されます。

また、応募書類は応募者にとって安心できる「返却」がベストの方法です。廃棄はどうしても返却が難しい場合に限って選択するようにしましょう。

「不採用」という言葉は使わないこと


「不採用」という言葉はいかにも上から目線で相手に不快なイメージを与えかねません。

そのため、「不採用」という言葉を使う代わりに「採用を見送らせていただき」「採用を見合わせていただき」という言葉を使うようにします。

不採用通知の構造


まずはじめに不採用通知で一番重要な本文の構造を解説致します。宛名や日付等につきましては後ほど解説致します。

不採用通知の本文の構成


数多くの「不採用通知」の例文を分析した結果、一番理想的な構成は次のような順番の構造となっていることが判明しました。

1.時候の挨拶(※より丁寧な表現にしたい場合に使います。入れなくても問題ありません)
2.応募に対する感謝
3.不採用の旨を伝える
4.謝辞を述べる
5.応募書類の取り扱いについて
6.ご活躍、ご健勝をお祈りする

時候の挨拶(※文末に必ず「敬具」を追加すること)

例:拝啓 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
例:拝啓 時下ますますご清祥のことと存じます。

応募に対する感謝

例:このたびは当社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
例:このたびは当社の採用試験にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

不採用の旨を伝える

例:慎重に選考いたしました結果、まことに残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
例:厳正なる選考の結果、まことに残念ながら今回についてはご期待に添えない結果となりました。

謝辞を述べる

例:ご希望に添えず恐縮ですが、なにとぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
例:せっかくの御応募にもかかわらず御期待に沿うことができず大変恐縮ではございますが、何卒ご了承いただければ幸いです。

応募書類の取り扱いについて

例:なお、ご提出いただいた応募書類につきましてはご返却いたしますのでご査収ください。
例:なお、お預かりしました応募書類につきましては本状に同封の上ご返却いたします。

ご活躍、ご健勝をお祈りする

末筆ながら、今後のご活躍を心からお祈り申し上げます。
○○様の今後のご健勝を心よりお祈り申し上げます。

※不採用通知でオリジナル色を出される際は上記のルールを参考にされることをお勧め致します。

不採用通知を郵送する場合


不採用通知を郵送する場合はできるだけ丁寧な表現に仕上げる必要があります。

企業イメージにもつながりますので、相手の名前や会社の位置はしっかり正しい位置に書きましょう。なお、企業名よりも相手の名前の位置を上に置くことが正しい書き方です。

不採用通知の例文・テンプレート(郵送する場合)


平成〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇〇〇様
株式会社〇〇〇〇〇
総務部人事課
選考結果のご通知

拝啓 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたびは当社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
慎重に選考いたしました結果、まことに残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご希望に添えず恐縮ですが、なにとぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご提出いただいた応募書類につきましてはご返却いたしますのでご査収ください。
末筆ながら、今後のご活躍を心からお祈り申し上げます。
敬具


不採用通知をメールで送信する場合


メールの場合は、本文の中に「株式会社〇〇〇〇〇総務部の〇〇でございます。」を挿入します。挿入する位置に気を付けてください。

なお、ビジネスメールですので文末には必ず署名を入れるようにします。

不採用通知の例文・テンプレート(メールの場合)


件名:選考結果のご連絡

〇〇〇〇様

このたびは当社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。
株式会社〇〇〇〇〇総務部の〇〇でございます。

慎重に選考いたしました結果、まことに残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
せっかくの御応募にもかかわらず御期待に沿うことができず大変恐縮ではございますが、何卒ご了承いただければ幸いです。

なお、なお、お預かりしました応募書類につきましては郵送にてご返却いたしますのでご査収ください。
末筆ながら、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------------
株式会社〇〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇
TEL:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail:〇〇〇〇〇〇〇
-----------------------------------------

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