不採用通知の書き方・例文・テンプレート【郵便とメールの違いも掲載】

この記事では不採用通知の書き方とともに、例文・テンプレートを紹介しています。

ただ例文をコピペするだけでなく、オリジナルな不採用通知を書くためにはどのように書けば良いか？についても書かせていただきます。

不採用通知を書く際に見逃してはならない暗黙のルール

不採用を通知する方法は郵送が基本

不採用を通知する方法は郵送が基本です。面接してからあまりに時間が経過していると相手に失礼ですので、面接後１週間以内には応募者に届くことがマナーです。

ただし、求人サイト経由である場合、サイト上でお見送りメールを送信できる場合はメールでの通知でも構いません。

心を込めた文章にする。いい加減な書き方は絶対にしないこと

近年はスマートフォンの普及に従い、多くの人がSNSやブログに書き込みをしています。

そこで、俗に「お祈りメール」と称されるお見送りメールの本文が数多く掲載されていますが、失礼な文章やいい加減な文章であれば誰かが「こんな失礼なお祈りメールをもらった」とSNSで書き込みをするかもしれません。

また、相手が将来的に同じ業界内で接する可能性も否定できません。

そのため、企業イメージをダウンさせないためにも、不採用通知の書き方はできる限り丁寧に書くことが求められます。

不採用の理由は述べないこと

不採用の理由は述べないことがマナーです。というのも、理由次第では大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。

また、下手に述べてしまうと労働基準法等の法律に抵触する内容になってしまう可能性さえあります。

たとえば「理由としましては年齢が高いので当社で活躍されるのは難しいと判断しまして」と述べてしまえば、雇用対策法違反になります。

応募書類の返却または廃棄の旨を書くこと

個人情報保護法では、事業者に対して次の内容が取り決められています。



そのため、「利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない」ので、不採用通知ではできる限り応募書類の返却または廃棄の旨を書くことが推奨されます。

また、応募書類は応募者にとって安心できる「返却」がベストの方法です。廃棄はどうしても返却が難しい場合に限って選択するようにしましょう。

「不採用」という言葉は使わないこと

「不採用」という言葉はいかにも上から目線で相手に不快なイメージを与えかねません。

そのため、「不採用」という言葉を使う代わりに「採用を見送らせていただき」「採用を見合わせていただき」という言葉を使うようにします。

不採用通知の構造

まずはじめに不採用通知で一番重要な本文の構造を解説致します。宛名や日付等につきましては後ほど解説致します。

不採用通知の本文の構成

数多くの「不採用通知」の例文を分析した結果、一番理想的な構成は次のような順番の構造となっていることが判明しました。

１.時候の挨拶（※より丁寧な表現にしたい場合に使います。入れなくても問題ありません）
２.応募に対する感謝
３.不採用の旨を伝える
４.謝辞を述べる
５.応募書類の取り扱いについて
６.ご活躍、ご健勝をお祈りする







※不採用通知でオリジナル色を出される際は上記のルールを参考にされることをお勧め致します。

不採用通知を郵送する場合

不採用通知を郵送する場合はできるだけ丁寧な表現に仕上げる必要があります。

企業イメージにもつながりますので、相手の名前や会社の位置はしっかり正しい位置に書きましょう。なお、企業名よりも相手の名前の位置を上に置くことが正しい書き方です。

不採用通知の例文・テンプレート（郵送する場合）

不採用通知をメールで送信する場合

メールの場合は、本文の中に「株式会社〇〇〇〇〇総務部の〇〇でございます。」を挿入します。挿入する位置に気を付けてください。

なお、ビジネスメールですので文末には必ず署名を入れるようにします。

不採用通知の例文・テンプレート（メールの場合）